Внедрение Sharepoint / ECM

Перед вами казалось бы обычный проект — надо вести записи по бизнес процессу, управлять их жизненным циклом, работать с документами. Вы в голове прикинули количество шагов процесса, форм и прикинули длительность проекта — вышло пару недель. Но почему оценка руководителя проекта составленная с опытным SharePoint архитектором так отличается от ваших ожиданий? Откуда хвосты?

При беглом подходе к оценке проекта у неискушенных заказчиков очень часто выпадает из внимание ряд важных составляющих проекта:

• Если-то. Самые неожиданные случаи в процессе — новые ветки, возвраты, отмены, доработки, добавление согласующих. Несколько раз пройдите по процессу чтобы убедится что все основные «боковые» и «исключительные» сценарии продуманы.
• Импорт существующих записей. Особо актуально при длительном жизненном цикле записей. Дополнительный фактор сложности — если записи содержат историю, master-detail, набор связанных документов и все это сопровождается большим количеством объектов.
• Архивирование. Все хорошо пока записей пару сотен и по каждой из них пару документов. Но если речь заходит о сканкопиях и тысячах таких записей за несколько месяцев — вот тогда вам надо хорошо продумать стратегию управления жизненным циклом контента.
• Сотрудники. Если жизненный цикл записи прост — не беда. А вот что если пару месяцев на запись — когда в течении нескольких месяцев по ней ставятся задачи, проходят согласования? Тут не обойтись без риска того что сменился начальник отдела, кто-то ушел в отпуск или более не занимает определенную должность. Корректное управление ролями, определение руководителя, смена ответственного за задачу и другие вопросы становятся важными в процессе.
• Индивидуальная настройка уведомлений. Кроме правила рассылки уведомлений по ролям может оказаться что необходимо дать возможность пользователям более гибко настраивать уведомления. Кроме языковых версий — классические требования дайджеста, частоты рассылки и даже более тонкие — отправка в определенное время.
• Экспорт данных из системы. Отчеты.

Данные составляющие не видны при первичном обсуждении потребностей, они кажутся простыми пока не разбираются в деталях. И на каждом из этих вопросов добавляются часы и дни проекта.

Конечно, эти нюансы можно решить разными способами — в том числе методом проговаривая пару волшебных слов в процессе поднятия и опускания правой руки. А если это критичные требования для проекта — готовьтесь к «хвостам».