Что делать когда намечается 100 тысяч записей в списке и права Item Level?

На пару сотен сотрудников организации надо ставить задачи. Появились документы по которым ставятся задачи, небольшие проекты. Все устремились пользоваться новым Task management на SharePoint 2013. И тут вы с ужасом замечаете что 100 проектов и 2000 документов которые появились за пару месяцев + личные задачи уже дали 30000 записей. И среди них много записей Item Level Permissions. Красная лампочка загорелась — скоро потолок в 50000 и ужасная деградация производительности на списке задач. Какие есть стратегии решения этого вопроса

  • Папки — разбивать задачи на папки — неплохо — но только немного оттянет конец. Плюс папки — это depricated
  • Отключение тротлинга. Можно через хранимую процедуру отключить списку тротлинг - запрещенный приемчик. В результате будет сильно увеличиваться нагрузка на SQL . Долго не протянете на больших объемах
  • Хранение во внешних списка — начинаются вопросы с правами доступа — но однозначно решаются вопросы с масштабированием. Также придется серьезно поработать над интерфейсом и представлением. Этот способ однозначно нужно применять для огромногно количества транзакционных внешних данных — но вот к задачам на SharePoint — большой вопрос
  • Архивация — многие задачи можно архивировать — но их цикл будут удерживать более длинные циклы проектов и документов. Только часть личных задач и задач прямого назначения удастся
  • +1 список — вы следите за наполнением списка и по достижению определенного лимита добавляете следующие — потребуется адаптация форм + создание списка
  • Выделение проектов в отдельные сайты и ведение пар проект — список задач отдельно. Правильный подход при условии активного использования проектного подхода. Нужно будет решить интерфейсную задачу по сбору представления задач через личный кабинет сотрудника
  • Принцип 1 должность сотрудника = 1 список задач + принцип двойной записи — вы сразу убираете сложность путем разбиения задачи на минимальные составные части — этот подход работает при интенсивной процеccной работе в рамках решений типа Документооборот, активного использования личных зада и назначения задач от сотрудника к сотруднику. Внутри списка вы уходите практически полностью от Item Level Permission. Нагрузка на реализацию такого решения ложится на увеличение количества workflow и некоторую доработку пользовательского интерфейса — но при это решение хорошо масштабируется

Рецепты приготовления гибридного SharePoint

hybrid

Microsoft выпустила книгу отвечающую на очень актуальные вопросы клиентов — как спланировать гибридную архитектуру SharePoint. Книга доступна бесплатно для скачивания — https://blogs.msdn.microsoft.com/microsoft_press/2016/04/26/free-ebook-planning-and-preparing-for-microsoft-sharepoint-hybrid/

Готовые порталы на SharePoint — западные рецепты

Давайте познакомимся с коробками корпоративных порталов и дизайном от европейских / американских коллег для платформы SharePoint:

Большая часть решений готова работать в Office365, цена на решения не всегда явно присутствует. Далеко не всегда можно быстро просмотреть детали решения — нужно идти на демо. Продавцы решений создают все условия для начала разговора о покупке решения :-)

Если вам хочется получить альтернативный взгляд на сравнение решений — попробуйте посмотреть отчет - http://www.clearbox.co.uk/resources/sharepoint-intranets-in-a-box-report/ — вы получите ссылку на файл репорта (http://www.clearbox.co.uk/dev/wp-content/uploads/2016/02/ClearBox-SharePoint-Intranets-in-a-box-report-1.pdf). Отчет хорошо подготовлен — посмотрите его обязательно. Отчет интересен тем что дает с самого начала обзорную таблицу и затем в деталях рассматривает оценки. Пример результирующей таблицы из отчета:

29-02-2016 5-33-24К сожалению — путь определения цены решений будет лежать на собственном исследовании. Таковые нюансы ценообразования.

 

Кейс для гражданских организаций

Еще раз напоминаю что Microsoft предоставлет бесплатно огромный спектр лицензий на свои продукты и облачный хостинг для гражданских организаций. Свежий кейс — eомпания Майкрософт совместно с партнером – компанией СМАРТ бизнес, реализовали проект внедрения облачной системы Office 365 для Центра занятости свободных людей. Отличные возможности для ГО!

SharePoint 2013 на практике — самые разные проекты

Paper-PlaneПоследние 10 лет работы с SharePoint вовлекли нас в самые разные проекты, но я бы хотел показать разнообразие проектов с которыми мы сталкивались только последние 3 года:

  • Полный стек электронного правительства (сквозная автоматизация внутренних бизнес процессов государственных структур, кабинет самообслуживания гражданина страны)
  • Корпоративный портал — с набором самых различных сервисов (заказ автомобиля, курьера, получения справок, просмотр меню, заказ перевода документов, …)
  • Системы нематериальной мотивации
  • Документооборот (банки, гос компании)
  • Автоматизация внутренних бизнес процессов (банки, корпорации, гос компании)
  • Организация проектной работы для агенств
  • Организация работы с большим объемом контента — специфические задачи управления контентом

Чем больше проект — тем больше оппонентов у платформы SharePoint. Что является факторами успеха для того чтобы быстро, эффективно и результативно взлетели большие проекты:

  1. Наличие движка для процессов. В зависимости от размера проекта мы использовали малые решения (Nintex Workflow), средние и крупные (AgilePoint NX, K2 Blackpoint, K2 Blackpearl)
  2. Наличия движка форм. InfoPath — редко применяется в масштабных проектах. Последний опыт работы показал очень эффективное решение от SPForms. Практика использования Nintex Forms, K2 Forms и InfoPath показывала свои ньансы как в функционале так и в стоимости лицензий
  3. Наличие команды, которая включала как бизнес аналитиков так и системных аналитиков, обязательно — грамотная работа архитектора, правильное планирование
  4. По возможности — использовать готовые компоненты для узко специализированных решений — например, для систем нематериальной мотивации
  5. Собственный наработки — библиотеки, шаблоны

Множество разных проектов, ньансы от требований до тонкостей архитектурных решений + общие рекомендации — все это очень общие слова. Если вам будет интересно узнать детали и посоветоваться — обращайтесь. Вы всегда можете найти мои контакты для связи в LinkedIn - https://ua.linkedin.com/in/vityaz

 

Видео презентации системы электронного документооборота в АП

Video-Camera-2Компания Microsoft Украина любезно предоставила доступ к видео записи презентации решения электронного документооборота в Администрации Президенты Украины на платформе SharePoint 2013. Особенности проекта — решение построено ядром бывших сотрудников (Сергей Бельский и команда) компании Microsoft Украина под руководством бывшего главы Microsoft Украина — Дмитрия Шимкива. Крайне важное достижение этого проекта в первую очередь — организационное.  Перевод исключительно бумажно-ходильно-челобитного механизма в современный электронный формат на основе современной платформы — это самое важное. Несмотря на то что при решения такой сложной организационной задачи технологии вторичны — наш профессиональный интерес к решения на платформе SharePoint 2013 крайне высок.

Решение строилось в рамка аппарата Администрации президента штатными средствами на платформе Microsoft SharePoint 2013 в течении года. Под решение развернута вся необходимая инфраструктура Microsoft (SQL, Exchange, SharePoint). По окончанию этапа проекта АП выполнила закупку всего необходимого программного обеспечения у компании Microsoft Украина в рамках общего тренда направленного на легализацию использования ПО в государственных структурах.

Как разрабатывали документооборот в Администрации Президента на SharePoint

Початок: 17 вересня 2015 р. 10:00
Кінець: 17 вересня 2015 р. 14:00
Часовий пояс: (GMT+02:00) Київ

apЗапрошуємо Вас на захід, що познайомить із досвідом Адміністрації Президента України у запровадженні самостійного рішення електронного документообігу на базі продукту Microsoft SharePoint Server та Microsoft Office. Співробітники ІТ-департаменту АПУ поділяться своїми досягненнями, деталями реалізованих проектів.

Участь у заході можлива тільки після отримання підтвердження зі сторони організаторів після реєстрації.

 

Дата та час: 17 вересня 2015 р.  10:00-14:00

Місце проведенняОфіс компанії «Майкрософт Україна», вул. Жилянська, 75 (БЦ «Євразія»), м. Київ

Microsoft_LogoРеалізація проекту електронного документообігу є завданням не з легких та фактичним викликом не тільки для ІТ-департаменту організації, але і для всіх її співробітників. Історично реалізація аналогічних проектів для організацій державного сектору відбувається значно складніше, оскільки необхідно враховувати не лише функції програмного забезпечення, а також умови, що регламентуються діючим законодавством.

1.   Історія впровадження електронного документообігу.

  • З чого ми починали. Стан справ станом на вересень 2014;
  • Особливості паперового документообігу;
  • Проблеми, з якими ми зіткнулися.

 2.   Автоматизовані процеси.

-      Схема електронного документообігу;

-      Персональний кабінет;

-      Процес опрацювання вхідної документації;

  • Створення і опрацювання вихідних документів;
  • Контрольне вичитування;
  • Опрацювання звернень громадян Приймальнею Президента України;
  • Безпека; 
  • Звітність і аналітика;
  • Адміністрування системи.

 3.   Плани на майбутнє.

  • Електронний архів;
  • Контроль;
  • Вихідна документація;
  • Обмін електронними документами з іншими установами/організаціями;

Событие на сайте Micrsoft

SharePoint курсы виртуальной Microsoft Virtual Academy — февраль 2015

Лучшие практики SharePoint 2013
You know that best practices are patterns, implementations, and configurations that have repeatedly proven themselves as a way to achieve a high quality and reliable solution. But what does this look like for SharePoint 2013? Get the details from experts Brian Alderman and Christopher Harrison, as they share best practices based on their real-world experiences planning, training, installing, updating, optimizing, and troubleshooting SharePoint 2013.

Глубокое погружение в компоненты и сервисы SharePoint

If you’d like a deep dive into the many building blocks available within the SharePoint platform that can be consumed via the Office 365 apps and API, be sure to take this course. A team of experts leads you through advanced workflow scenarios in Office 365, using the SharePointREST API to create SharePoint lists for data storage, SharePoint 2013 Remote Event Receivers, and more.

Обновление до SharePoint 2013

InfoPath — казнить нельзя, будем тянуть

В Microsoft не готовы предложить внятную замену InfoPath для SharePoint и намерены продлить его поддержку в следующих версиях SharePoint

Сайт для аналитиков в ИТ проектах

Начал работать новый сайт для аналитиков http://thinkersware.com/. ThinkersWare собирает не только полезные статьи — но и организовывает аналитическое сообщество. Первая аналитическая конференция пройдет 12 декабря для членов клуба.