Что делать когда намечается 100 тысяч записей в списке и права Item Level?

На пару сотен сотрудников организации надо ставить задачи. Появились документы по которым ставятся задачи, небольшие проекты. Все устремились пользоваться новым Task management на SharePoint 2013. И тут вы с ужасом замечаете что 100 проектов и 2000 документов которые появились за пару месяцев + личные задачи уже дали 30000 записей. И среди них много записей Item Level Permissions. Красная лампочка загорелась — скоро потолок в 50000 и ужасная деградация производительности на списке задач. Какие есть стратегии решения этого вопроса

  • Папки — разбивать задачи на папки — неплохо — но только немного оттянет конец. Плюс папки — это depricated
  • Отключение тротлинга. Можно через хранимую процедуру отключить списку тротлинг - запрещенный приемчик. В результате будет сильно увеличиваться нагрузка на SQL . Долго не протянете на больших объемах
  • Хранение во внешних списка — начинаются вопросы с правами доступа — но однозначно решаются вопросы с масштабированием. Также придется серьезно поработать над интерфейсом и представлением. Этот способ однозначно нужно применять для огромногно количества транзакционных внешних данных — но вот к задачам на SharePoint — большой вопрос
  • Архивация — многие задачи можно архивировать — но их цикл будут удерживать более длинные циклы проектов и документов. Только часть личных задач и задач прямого назначения удастся
  • +1 список — вы следите за наполнением списка и по достижению определенного лимита добавляете следующие — потребуется адаптация форм + создание списка
  • Выделение проектов в отдельные сайты и ведение пар проект — список задач отдельно. Правильный подход при условии активного использования проектного подхода. Нужно будет решить интерфейсную задачу по сбору представления задач через личный кабинет сотрудника
  • Принцип 1 должность сотрудника = 1 список задач + принцип двойной записи — вы сразу убираете сложность путем разбиения задачи на минимальные составные части — этот подход работает при интенсивной процеccной работе в рамках решений типа Документооборот, активного использования личных зада и назначения задач от сотрудника к сотруднику. Внутри списка вы уходите практически полностью от Item Level Permission. Нагрузка на реализацию такого решения ложится на увеличение количества workflow и некоторую доработку пользовательского интерфейса — но при это решение хорошо масштабируется

Рецепты приготовления гибридного SharePoint

hybrid

Microsoft выпустила книгу отвечающую на очень актуальные вопросы клиентов — как спланировать гибридную архитектуру SharePoint. Книга доступна бесплатно для скачивания — https://blogs.msdn.microsoft.com/microsoft_press/2016/04/26/free-ebook-planning-and-preparing-for-microsoft-sharepoint-hybrid/

Готовые порталы на SharePoint — западные рецепты

Давайте познакомимся с коробками корпоративных порталов и дизайном от европейских / американских коллег для платформы SharePoint:

Большая часть решений готова работать в Office365, цена на решения не всегда явно присутствует. Далеко не всегда можно быстро просмотреть детали решения — нужно идти на демо. Продавцы решений создают все условия для начала разговора о покупке решения :-)

Если вам хочется получить альтернативный взгляд на сравнение решений — попробуйте посмотреть отчет - http://www.clearbox.co.uk/resources/sharepoint-intranets-in-a-box-report/ — вы получите ссылку на файл репорта (http://www.clearbox.co.uk/dev/wp-content/uploads/2016/02/ClearBox-SharePoint-Intranets-in-a-box-report-1.pdf). Отчет хорошо подготовлен — посмотрите его обязательно. Отчет интересен тем что дает с самого начала обзорную таблицу и затем в деталях рассматривает оценки. Пример результирующей таблицы из отчета:

29-02-2016 5-33-24К сожалению — путь определения цены решений будет лежать на собственном исследовании. Таковые нюансы ценообразования.

 

Кейс для гражданских организаций

Еще раз напоминаю что Microsoft предоставлет бесплатно огромный спектр лицензий на свои продукты и облачный хостинг для гражданских организаций. Свежий кейс — eомпания Майкрософт совместно с партнером – компанией СМАРТ бизнес, реализовали проект внедрения облачной системы Office 365 для Центра занятости свободных людей. Отличные возможности для ГО!

SharePoint 2013 на практике — самые разные проекты

Paper-PlaneПоследние 10 лет работы с SharePoint вовлекли нас в самые разные проекты, но я бы хотел показать разнообразие проектов с которыми мы сталкивались только последние 3 года:

  • Полный стек электронного правительства (сквозная автоматизация внутренних бизнес процессов государственных структур, кабинет самообслуживания гражданина страны)
  • Корпоративный портал — с набором самых различных сервисов (заказ автомобиля, курьера, получения справок, просмотр меню, заказ перевода документов, …)
  • Системы нематериальной мотивации
  • Документооборот (банки, гос компании)
  • Автоматизация внутренних бизнес процессов (банки, корпорации, гос компании)
  • Организация проектной работы для агенств
  • Организация работы с большим объемом контента — специфические задачи управления контентом

Чем больше проект — тем больше оппонентов у платформы SharePoint. Что является факторами успеха для того чтобы быстро, эффективно и результативно взлетели большие проекты:

  1. Наличие движка для процессов. В зависимости от размера проекта мы использовали малые решения (Nintex Workflow), средние и крупные (AgilePoint NX, K2 Blackpoint, K2 Blackpearl)
  2. Наличия движка форм. InfoPath — редко применяется в масштабных проектах. Последний опыт работы показал очень эффективное решение от SPForms. Практика использования Nintex Forms, K2 Forms и InfoPath показывала свои ньансы как в функционале так и в стоимости лицензий
  3. Наличие команды, которая включала как бизнес аналитиков так и системных аналитиков, обязательно — грамотная работа архитектора, правильное планирование
  4. По возможности — использовать готовые компоненты для узко специализированных решений — например, для систем нематериальной мотивации
  5. Собственный наработки — библиотеки, шаблоны

Множество разных проектов, ньансы от требований до тонкостей архитектурных решений + общие рекомендации — все это очень общие слова. Если вам будет интересно узнать детали и посоветоваться — обращайтесь. Вы всегда можете найти мои контакты для связи в LinkedIn - https://ua.linkedin.com/in/vityaz

 

Видео презентации системы электронного документооборота в АП

Video-Camera-2Компания Microsoft Украина любезно предоставила доступ к видео записи презентации решения электронного документооборота в Администрации Президенты Украины на платформе SharePoint 2013. Особенности проекта — решение построено ядром бывших сотрудников (Сергей Бельский и команда) компании Microsoft Украина под руководством бывшего главы Microsoft Украина — Дмитрия Шимкива. Крайне важное достижение этого проекта в первую очередь — организационное.  Перевод исключительно бумажно-ходильно-челобитного механизма в современный электронный формат на основе современной платформы — это самое важное. Несмотря на то что при решения такой сложной организационной задачи технологии вторичны — наш профессиональный интерес к решения на платформе SharePoint 2013 крайне высок.

Решение строилось в рамка аппарата Администрации президента штатными средствами на платформе Microsoft SharePoint 2013 в течении года. Под решение развернута вся необходимая инфраструктура Microsoft (SQL, Exchange, SharePoint). По окончанию этапа проекта АП выполнила закупку всего необходимого программного обеспечения у компании Microsoft Украина в рамках общего тренда направленного на легализацию использования ПО в государственных структурах.

Как разрабатывали документооборот в Администрации Президента на SharePoint

Початок: 17 вересня 2015 р. 10:00
Кінець: 17 вересня 2015 р. 14:00
Часовий пояс: (GMT+02:00) Київ

apЗапрошуємо Вас на захід, що познайомить із досвідом Адміністрації Президента України у запровадженні самостійного рішення електронного документообігу на базі продукту Microsoft SharePoint Server та Microsoft Office. Співробітники ІТ-департаменту АПУ поділяться своїми досягненнями, деталями реалізованих проектів.

Участь у заході можлива тільки після отримання підтвердження зі сторони організаторів після реєстрації.

 

Дата та час: 17 вересня 2015 р.  10:00-14:00

Місце проведенняОфіс компанії «Майкрософт Україна», вул. Жилянська, 75 (БЦ «Євразія»), м. Київ

Microsoft_LogoРеалізація проекту електронного документообігу є завданням не з легких та фактичним викликом не тільки для ІТ-департаменту організації, але і для всіх її співробітників. Історично реалізація аналогічних проектів для організацій державного сектору відбувається значно складніше, оскільки необхідно враховувати не лише функції програмного забезпечення, а також умови, що регламентуються діючим законодавством.

1.   Історія впровадження електронного документообігу.

  • З чого ми починали. Стан справ станом на вересень 2014;
  • Особливості паперового документообігу;
  • Проблеми, з якими ми зіткнулися.

 2.   Автоматизовані процеси.

-      Схема електронного документообігу;

-      Персональний кабінет;

-      Процес опрацювання вхідної документації;

  • Створення і опрацювання вихідних документів;
  • Контрольне вичитування;
  • Опрацювання звернень громадян Приймальнею Президента України;
  • Безпека; 
  • Звітність і аналітика;
  • Адміністрування системи.

 3.   Плани на майбутнє.

  • Електронний архів;
  • Контроль;
  • Вихідна документація;
  • Обмін електронними документами з іншими установами/організаціями;

Событие на сайте Micrsoft

InfoPath — казнить нельзя, будем тянуть

В Microsoft не готовы предложить внятную замену InfoPath для SharePoint и намерены продлить его поддержку в следующих версиях SharePoint

Сайт для аналитиков в ИТ проектах

Начал работать новый сайт для аналитиков http://thinkersware.com/. ThinkersWare собирает не только полезные статьи — но и организовывает аналитическое сообщество. Первая аналитическая конференция пройдет 12 декабря для членов клуба.

Восемь раз отмерь. ECM-гуру советуют

8_ecmКомпания «Логика бизнеса» (ГК «АйТи») выпустила новую книгу, посвященную управлению корпоративным контентом ECM. Книга называется «Восемь раз отмерь. ECM-гуру советуют».

Книга представляет собой сборник советов по разным аспектам ECM от признанных в этой сфере экспертов, имеющих большой практический опыт и прошедших, как говорится, огонь и воду ECM-внедрений. Каждый их них изложил по 8 советов/суждений, касающихся самых разных аспектов управления корпоративным контентом и сопутствующими бизнес-процессами, так что в совокупности получился густой концентрат многолетнего практического опыта в области ECM и BPM.

Тематический охват книги очень широк: на ее страницах высказались 15 экспертов, которых привлек президент ассоциации AIIM Джон Манчини, плюс трое представителей компании «Логика бизнеса» и двое ИТ-директоров российских компаний. В частности, Виктор Дурыгин из МГТС подготовил главу «Восемь способов сделать внедрение СЭД успешным», а Олег Балихин из МТТ представил на суд читателей «Восемь способов сэкономить при внедрении СЭД».

Скачать можно тут