Специфические задачи для банков — SharePoint в помощь!

В этой статье мы попробуем разобрать задачи, которые в какой-то мере являются специфичными для определенного сегмента, но могут быть решены на базе ECM-систем. Разговор пойдет о банковском секторе.

Для начала обозначим те области, обсуждать которые мы не будут. Назовем их избитым, но не теряющим актуальности термином “классические задачи СЭД”. Мы не будем говорить о заключении хозяйственных договоров, полностью опустим всё классическое делопроизводство. Для знакомства с решениями по управлению совещаниями и автоматизации процесса закупок отошлем к сайтам производителей. Исключим работу с доверенностями и вычеркнем из списка все кадровые процессы вместе с командировками.

Если у кого-то возник вопрос, почему отброшен такой широкий перечень решаемых задач, поясним: все эти направления не имеют четкой отраслевой специфики и любой желающий, проведя несколько часов в Интернете, поймет, что все их можно и нужно автоматизировать.

Теперь попробуем выделить не столь очевидные направления. При этом следует учесть, что в некоторых случаях грань будет весьма тонка. Например, обработка входящего запроса от Центрального банка с точки зрения системы принципиально не сильно отличается от обработки любого другого входящего письма, но для бизнеса разница здесь огромна. За несвоевременный ответ на подобный запрос можно серьезно поплатиться. И этот факт стоит учитывать при планировании стратегии развития или внедрения ECM-системы в финансовых учреждениях.

Первое из возможных направлений — это автоматизация архива клиентских досье, которые оформляются при запросе на любой продукт из портфеля банка: открытие вклада, выдачу кредита, оформление пластиковой карты и так далее. Да, именно система документооборота может нивелировать сложности работы с огромным архивом досье как физических, так и юридических лиц. Изучая эту задачу, можно выделить два ключевых блока:

  1.  автоматизация процесса создания комплекта документов при оформлении заказа — в этом случае необходимо обеспечить быстрый ввод документов и занесение структурированной информации. В современных ECM-системах это решается с использованием штрихкодов и потоковых сканеров. Причем возможны варианты отсроченного сканирования в специальных центрах. Вероятно, актуальна будет и интеграция ECM-систем и систем, автоматизирующих процессы принятия решений по заказам;
  2.  создание удобного электронного архива для последующей работы. Основная цель такого архива — учет хранения и использования документов, входящих в состав досье клиентов. Важным моментом является то, что досье постоянно пополняется в соответствии с развитием отношений с клиентом. Возможность структурирования информации и просмотра изменений, автоматизация процессов изменения и дополнения досье — все это выводит клиентский сервис на новый уровень.

Следующее направление — создание и согласование кредитных договоров.Оформление кредитов — одно из важнейших направлений в банковской деятельности. При современных требованиях к скорости и качеству подобных процессов достичь нужного результата без использования ECM-системы практически невозможно. Типовые шаблоны и конструкторы документов, настройка разветвленных маршрутов согласования любой сложности, интеграция с автоматизированными банковскими системами, контроль ключевых показателей сотрудников, задействованных в процессе, — все это реализуется при грамотном внедрении ECM-системы.

Обработка запросов регулирующих органов. Этот процесс, несмотря на кажущуюся простоту, может стать весьма интересным объектом автоматизации. Согласитесь, важно быть уверенным в том, что новое постановление Центрального банка корректно зарегистрировано и обработано, что по нему назначены точные сроки и ответственные, а процесс сопровождается необходимыми автоматическими напоминаниями и эскалациями.

Создание электронного архива документов дня. Эта задача стала актуальна для всех банков с выходом постановления ЦБ 2346-У “О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета”. Теперь банки могут избавиться от огромного количества бумажных документов и работать с электронными их копиями, сократив таким образом площади архивов. ECM-вендоры не остались в стороне, разработав специализированные продукты, которые зачастую более доступны и функциональны, чем аналогичные решения разработчиков автоматизированных банковских систем. ECM-системы по своей сути адаптированы для хранения большого количества печатных форм документов и кроме того, предоставляют удобный функционал для доступа к этому электронному архиву. Наличие развитых workflow-модулей позволяет выстраивать процессы записи и хранения электронных носителей.

Автоматизация работы с внешним архивом. Даже те счастливчики, которые перевели в электронный вид часть документов, на основании постановления 2346-У все еще обязаны хранить колоссальные объемы бумажных документов. Крупные банки вынуждены печатать сотни тысяч документов в день. Для оптимизации процесса хранения многие финансовые организации прибегают к услугам внешних архивов. Но использование внешнего архива, избавляя нас от ряда проблем, ставит новые задачи:

  • создание электронного архива документов, хранящихся на удаленном складе, для возможности оперативной работы с электронными копиями;
  • учет коробов внешнего архива;
  • автоматизация процесса запросов оригиналов из внешнего архива, в рамках которого может проходить многоуровневое согласование;
  • интеграция с информационными системами внешнего архива.

Решить эти задачи без помощи современной системы электронного документооборота не представляется возможным.

Автоматизация процесса перевода документов. Безусловно, 100%-ной спецификой этот процесс не обладает, но тем не менее на нашем рынке представлено достаточное количество зарубежных банков. Процесс перевода необходимых документов на язык зарубежных коллег может быть довольно сложным, например, он может включать в себя согласование заявки на перевод и автоматическое распределение между несколькими переводчиками. Для облегчения работы переводчиков может требоваться база предыдущих переводов. Переложив процессы на ECM-систему и обеспечив сотрудникам доступ к электронному архиву, можно существенно ускорить процедуру перевода.

Управление документацией по типовым проектам. Как известно, финансовый сектор очень требователен к срокам. Порой быстрый вывод на рынок нового продукта, уникального предложения или своевременное открытие новых офисов может сулить ощутимые прибыли. При этом, как правило, подобные процессы неплохо отработаны и часто сводятся к набору относительно типовых задач и документов. Например:

  • при открытии офиса необходимо подключить пятерых уже известных специалистов для совершения десятка известных операций (от поиска помещения до заключения договора с провайдером);
  • в процессе маркетинговой поддержки нового продукта создается несколько типовых документов и запускается несколько типовых процессов

Все подобные операции можно условно обозначить как регулярные или типовые проекты. Их автоматизация легко может проходить на базе ECM-систем. Существуют отработанные механизмы автоматического формирования папок с шаблонами типовых документов. Заранее заложенные в систему процессы ускорят инициацию таких проектов и упростят контроль соблюдения регламентов. Возможность ведения единого реестра проектов позволит руководству контролировать ситуацию в целом.

Оригинал статьи тут.

Мое интервью: о внедрении SharePoint

Событие года в мире Корпоративных порталов

Автор: Ирина Грабовская Источник: портал Тренинги в Украине
Компания: Lizard Soft

25 апреля в Киеве состоится конференция по разработке и внедрению корпоративных порталов SharePoint Conference Ukraine 2012. Участники конференции узнают о том, какие выгоды дает компании корпоративный портал, как избежать многих ошибок при его разработке, а главное — какой инструмент выбрать для его внедрения. О том, чем данное мероприятие будет полезноHR-специалистам, PR-директорам и руководителям компаний, мы выяснили у консультанта SharePoint Антона Витязя.

Интервью получилось не маленькое. Подробнее читать тут - http://www.training.com.ua/live/interview/sobitie_goda_v_mire_korporativnih_portalov

Корпоративный портал от АКС

Пример коммерческого преднастроенного портального решения от компании АКС - http://portal-systems.ru/aboutportalserver.aspx

ИМХО все практически стандартное, справочник сотрудников недостаточно развит. В целом идея структуры неплохая но не совершенная.

Экономия на опросах в Sharepoint

На первый взгляд может показаться даже странным — что же можно сэкономить используя такой стандартный функционал Sharepoint как опросы. Однако для компаний которые проводят периодические опросы своих сотрудников — это может быть экономия достигающая несколько сот тысяч  гривень в год.

Текущие затраты:

  • Затраты на разработку и хостинг Web отчетов сторонней организацией — от 10 000 до 100 000 грн за опрос

Решение которое экономит средства за счет:

  • Реализация опросов в рамках корпоративного портала компании
  • Присутствует готовый механизм разработки опросов и визуализации статистики опросов
  • Хостинга  опросов на собственном внутреннем корпоративном портале
  • Самостоятельная выгрузка и обработка данных по результатам опроса

Эффект от внедрения:

  • Высокая скорость реализации — все инструменты под рукой, простота разработки опросов в Sharepoint позволяет это сделать широкому кругу сотрудников. В том числе появляется возможность оперативно вносить коррективы в проходящий опрос.
  • Надежность решения — опросы являются достаточно конфиденциальной информацией так как касаются внутренних организационных и стратегических вопросов. Опросы становятся доступным и тем сотрудникам у которых жесткие ограничения по безопасности
  • Мотивирует сотрудников — им поручают интересную аналитическую работу по подготовке вопросов и их обработке
  • Расширяют возможности бизнеса по проведения опросов — когда бюджет проведения опроса завышает 100 тысяч гривен внутреннему бизнес заказчику приходится выбирать какие опросы он может себе позволить провести а какие нет. При реализации на внутреннем портале кроме большой экономии на проведении каждого опроса появляются возможности провести большее количество сфокусированных опросов.

BPA CRM на Sharepoint

Хочу отметить очень интересный и элегантный продукт на Sharepoint — реализацию CRM решения от BPA - http://www.crm-sharepoint.com/

Мне данное решение очень понравилось простым и элегантным пользовательским интерфейсом, удобной master-detail формой. Как это работает — можно легко попробовать заказав в компании free trial.

Рекомендую посмотреть их видео презентацию - http://www.crm-sharepoint.com/camtasia/BPA-CRM-2010/BPA-CRM-2010.html

PS В свете последней реализации CRM от Microsoft решение хоть и смотрится несколько блекло — но по прежнему мне нравится по своей реализации. Его можно брать как пример для интерфейса реализации внутренних Sharepoint проектов.

 

Заявка на коммандировку

Назначение:

  • Ускорить формирование заявление на коммандировку- минимизировать затраты времени на подготовку документов
  • Ускорить процесс согласования (визирования) заявления
  • Упростить подготовку необходимых документов для административных служб, бухгалтерии
  • Упростить отчетность по завершению командировки
  • Предоставить дополнительные возможности по управленческому учету и анализу командировочных расходов (особо актуально когда расходы на командировки переход рубеж нескольких миллионов в месяц)
  • Улучшить и упростить планирование расходов на командировки

Основные функции:

  • Планирование командировок на период — количество, ориентировочные суммы
  • Согласование планов на командировки по подразделениям (внутреннее согласование, согласование в сумме по подразделению)
  • Создание записи Командировка — связывание с проектом, клиентом, ключевыми бизнес процессами (полезно для последующего управленческого учета командировок).
  • Управление лимитами на расходы
  • Управление профилями обеспечения командируемого — разрешение на класс купе в поезде, полет; класс гостиницы; суточные.
  • Процесс согласования командировок
  • Интеграция с процессом бронирования билетов (или данный процесс включается в рамки решения)
  • Интеграция с процессом заказа материального обеспечения командируемого — Travel SIM, мобильный терминал и т.п.
  • Фиксация основных статей затрат (статья, сумма) — в рамках положенного лимита
  • Согласование расходов сверх лимита по командировке
  • Генерация командировочного удостоверения

Заявка на отпуск

Назначение:

  • Ускорить формирование заявление на отпуск — минимизировать затраты времени на подготовку документов
  • Ускорить процесс согласования (визирования) заявления
  • Упростить подготовку необходимых документов для кадров

Основные функции:

  • Создание записи Заявление на отпуск
  • Процесс согласования отпуска
  • Интеграция с кадровой системой для забора данных по доступным отпускным дням
  • Интеграция с кадровой системой для фиксации согласованного отпуска