Специфические задачи для банков — SharePoint в помощь!

В этой статье мы попробуем разобрать задачи, которые в какой-то мере являются специфичными для определенного сегмента, но могут быть решены на базе ECM-систем. Разговор пойдет о банковском секторе.

Для начала обозначим те области, обсуждать которые мы не будут. Назовем их избитым, но не теряющим актуальности термином “классические задачи СЭД”. Мы не будем говорить о заключении хозяйственных договоров, полностью опустим всё классическое делопроизводство. Для знакомства с решениями по управлению совещаниями и автоматизации процесса закупок отошлем к сайтам производителей. Исключим работу с доверенностями и вычеркнем из списка все кадровые процессы вместе с командировками.

Если у кого-то возник вопрос, почему отброшен такой широкий перечень решаемых задач, поясним: все эти направления не имеют четкой отраслевой специфики и любой желающий, проведя несколько часов в Интернете, поймет, что все их можно и нужно автоматизировать.

Теперь попробуем выделить не столь очевидные направления. При этом следует учесть, что в некоторых случаях грань будет весьма тонка. Например, обработка входящего запроса от Центрального банка с точки зрения системы принципиально не сильно отличается от обработки любого другого входящего письма, но для бизнеса разница здесь огромна. За несвоевременный ответ на подобный запрос можно серьезно поплатиться. И этот факт стоит учитывать при планировании стратегии развития или внедрения ECM-системы в финансовых учреждениях.

Первое из возможных направлений — это автоматизация архива клиентских досье, которые оформляются при запросе на любой продукт из портфеля банка: открытие вклада, выдачу кредита, оформление пластиковой карты и так далее. Да, именно система документооборота может нивелировать сложности работы с огромным архивом досье как физических, так и юридических лиц. Изучая эту задачу, можно выделить два ключевых блока:

  1.  автоматизация процесса создания комплекта документов при оформлении заказа — в этом случае необходимо обеспечить быстрый ввод документов и занесение структурированной информации. В современных ECM-системах это решается с использованием штрихкодов и потоковых сканеров. Причем возможны варианты отсроченного сканирования в специальных центрах. Вероятно, актуальна будет и интеграция ECM-систем и систем, автоматизирующих процессы принятия решений по заказам;
  2.  создание удобного электронного архива для последующей работы. Основная цель такого архива — учет хранения и использования документов, входящих в состав досье клиентов. Важным моментом является то, что досье постоянно пополняется в соответствии с развитием отношений с клиентом. Возможность структурирования информации и просмотра изменений, автоматизация процессов изменения и дополнения досье — все это выводит клиентский сервис на новый уровень.

Следующее направление — создание и согласование кредитных договоров.Оформление кредитов — одно из важнейших направлений в банковской деятельности. При современных требованиях к скорости и качеству подобных процессов достичь нужного результата без использования ECM-системы практически невозможно. Типовые шаблоны и конструкторы документов, настройка разветвленных маршрутов согласования любой сложности, интеграция с автоматизированными банковскими системами, контроль ключевых показателей сотрудников, задействованных в процессе, — все это реализуется при грамотном внедрении ECM-системы.

Обработка запросов регулирующих органов. Этот процесс, несмотря на кажущуюся простоту, может стать весьма интересным объектом автоматизации. Согласитесь, важно быть уверенным в том, что новое постановление Центрального банка корректно зарегистрировано и обработано, что по нему назначены точные сроки и ответственные, а процесс сопровождается необходимыми автоматическими напоминаниями и эскалациями.

Создание электронного архива документов дня. Эта задача стала актуальна для всех банков с выходом постановления ЦБ 2346-У “О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета”. Теперь банки могут избавиться от огромного количества бумажных документов и работать с электронными их копиями, сократив таким образом площади архивов. ECM-вендоры не остались в стороне, разработав специализированные продукты, которые зачастую более доступны и функциональны, чем аналогичные решения разработчиков автоматизированных банковских систем. ECM-системы по своей сути адаптированы для хранения большого количества печатных форм документов и кроме того, предоставляют удобный функционал для доступа к этому электронному архиву. Наличие развитых workflow-модулей позволяет выстраивать процессы записи и хранения электронных носителей.

Автоматизация работы с внешним архивом. Даже те счастливчики, которые перевели в электронный вид часть документов, на основании постановления 2346-У все еще обязаны хранить колоссальные объемы бумажных документов. Крупные банки вынуждены печатать сотни тысяч документов в день. Для оптимизации процесса хранения многие финансовые организации прибегают к услугам внешних архивов. Но использование внешнего архива, избавляя нас от ряда проблем, ставит новые задачи:

  • создание электронного архива документов, хранящихся на удаленном складе, для возможности оперативной работы с электронными копиями;
  • учет коробов внешнего архива;
  • автоматизация процесса запросов оригиналов из внешнего архива, в рамках которого может проходить многоуровневое согласование;
  • интеграция с информационными системами внешнего архива.

Решить эти задачи без помощи современной системы электронного документооборота не представляется возможным.

Автоматизация процесса перевода документов. Безусловно, 100%-ной спецификой этот процесс не обладает, но тем не менее на нашем рынке представлено достаточное количество зарубежных банков. Процесс перевода необходимых документов на язык зарубежных коллег может быть довольно сложным, например, он может включать в себя согласование заявки на перевод и автоматическое распределение между несколькими переводчиками. Для облегчения работы переводчиков может требоваться база предыдущих переводов. Переложив процессы на ECM-систему и обеспечив сотрудникам доступ к электронному архиву, можно существенно ускорить процедуру перевода.

Управление документацией по типовым проектам. Как известно, финансовый сектор очень требователен к срокам. Порой быстрый вывод на рынок нового продукта, уникального предложения или своевременное открытие новых офисов может сулить ощутимые прибыли. При этом, как правило, подобные процессы неплохо отработаны и часто сводятся к набору относительно типовых задач и документов. Например:

  • при открытии офиса необходимо подключить пятерых уже известных специалистов для совершения десятка известных операций (от поиска помещения до заключения договора с провайдером);
  • в процессе маркетинговой поддержки нового продукта создается несколько типовых документов и запускается несколько типовых процессов

Все подобные операции можно условно обозначить как регулярные или типовые проекты. Их автоматизация легко может проходить на базе ECM-систем. Существуют отработанные механизмы автоматического формирования папок с шаблонами типовых документов. Заранее заложенные в систему процессы ускорят инициацию таких проектов и упростят контроль соблюдения регламентов. Возможность ведения единого реестра проектов позволит руководству контролировать ситуацию в целом.

Оригинал статьи тут.

Enterprise 2.0: Adding a Social Layer to SharePoint

Хорошая видео презентация (на английском) по теме Social Collaboration, SharePoint и Yammer. Кому интересно — там будет упоминаться и Jive — почему он хуже :-)

Мое интервью: о внедрении SharePoint

Событие года в мире Корпоративных порталов

Автор: Ирина Грабовская Источник: портал Тренинги в Украине
Компания: Lizard Soft

25 апреля в Киеве состоится конференция по разработке и внедрению корпоративных порталов SharePoint Conference Ukraine 2012. Участники конференции узнают о том, какие выгоды дает компании корпоративный портал, как избежать многих ошибок при его разработке, а главное — какой инструмент выбрать для его внедрения. О том, чем данное мероприятие будет полезноHR-специалистам, PR-директорам и руководителям компаний, мы выяснили у консультанта SharePoint Антона Витязя.

Интервью получилось не маленькое. Подробнее читать тут - http://www.training.com.ua/live/interview/sobitie_goda_v_mire_korporativnih_portalov

Добро пожаловать на сайт Взаимодействия и сотрудничества!

Тема Social Collaboration / Enterprise 2.0 находится в фокусе моего внимания год. С одной стороны это немного — но для нового направления и при общем опыте работы с портальными технологиями более 5 лет это уже солидно. Есть чем поделиться, есть о чем рассказать. Есть немало интересных источников информации которые хочется связать на этом ресурсе в один хаб.

Ранее по этой тематике я писал в блогах Просто и менеджменте организации и людях и немало на Внедрение Sharepoint / ECM. Теперь у этой темы есть свой сайт Взаимодействие и сотрудничество.

Добро пожаловать!

Workstream — интеграция с SharePoint

Workstream является настраиваемым инструментом для управления файлами и их совместного использования. Он предоставляет бизнесу возможность распространения файлов среди сотрудников и совместного использования файлов с партнерами, производителями и клиентами.

Workstream интегрируется с Microsoft SharePoint, Active Directory и Outlook. Интеграция с SharePoint (наиболее используемым инструментом для взаимодействия) важна, поскольку дает пользователям возможность обмена информацией между департаментами без порталов-посредников, работа с которыми может быть затруднена брандмауэрами и другими инструментами обеспечения безопасности.

Благодаря YSI сотрудничество с партнерами и клиентами может быть налажено без предоставления доступа к корпоративному порталу SharePoint (последнее может быть затратным по времени и даже небезопасным делом).

Поскольку все больше и больше сотрудников работают дома, Workstream решает проблему безопасности при перемещении документов между разными платформами и устройствами. В отличие от PDF-документов Workstream дает пользователям возможность контроля разрешений на чтение/запись и предотвращает перезапись финальных версий документов.

http://workstream.yousendit.com/business/microsoft-affinity

Инфографика по Social Intranet — красиво и информативно

Для скачивания полноразмерной версии инфографики вы можете перейти по ссылке - http://www.intranetblog.com/the-social-intranet-infographic-10-steps-to-a-social-intranet/2012/02/15/ или скачать напрямую (если вы не заинтересованы оставлять там своим контакты) - http://www.prescientdigital.com/articles/Infographic%20Social%20Intranet_Feb2012.pdf

От сухости и фактов — к эмоциям

Часто читая книги по маркетингу и копирайту еще и еще раз вижу фразу — общайтесь не сухо а живо, оперируйте не фактами а эмоциями. Проводя аналогии с корпоративными порталами можно сказать что часто они — сухое изложение фактов. Сможет ли нам Social Collaboration привнести эмоции и живую энергию в информационное пространство корпоративных групп?