Выбор движка Workflow — есть ли логика?

Darth-Vader-Йода

Мне несколько раз в последнее время задавали вопрос — как просто понять разницу возможностей и цены на Worfklow решения от вендоров, есть ли категории. По ходу выработался следующий ответ, который позволяет просто понять некие условные категории для выбора движка workflow и понять ориентир цен (дано в неких условных единицах):

  • SharePoint Workflow — условная цена — бесплатно. Вы получаете движок из коробки. И можете его смело использовать для разработки ваших простых рабочих процессов в SharePoint. Это будет не так удобно как в вариантах ниже. Скорее всего вам придется покодировать. Если мы говорим о версии SharePoint 2010 то вам точно придется покодировать и даже поизвращаться в создании процессов. Это будет неэстетично и не практично. В версии 2013 ситуация стала лучше. Но … Если мы хотим чтобы рабочими процессами было удобно пользоваться как при разработке так и при выполнении смотрим дальше.
  • Простые решения — например Nintex Workflow — условная цена — 5-15 000 условных единицы (далее у.е.). Сразу помним что в модели лицензирования требуется лицензировать каждый SharePoint сервер который выполняет рабочие процессы. В простой ферме на 2 сервера их 2. Т.е. цена вопроса — 30 000 у.е. За эти деньги у вас будет весьма симпатичный дизайнер рабочих процессов, продуманные кубики, приятные плюшки по интеграции, различные варианты кубиков для построения логики рабочих процессов. Для пользователей — доступная визуализация хода процесса. Это еще не BPM но уже гораздо user-friendly. С точки зрения визуализации — жесткое следование суровой логики дерева процессов. Видно мама сильно в детстве ограничивала разработчиков Nintex Workflow — и это проецируется на вас. Вас построят в дерево. Тем кто привык к свободе визуализации бизнес процесса тут обломятся. Но это не страшно, можно привыкнуть.
  • Серьезные решения - например K2 BlackPearl (http://www.k2.com/blackpearl) — условная цена вопроса 20 — 100`000 условных единиц. Тут все сложнее — много ценовых опций, вариантов лицензирования по пользователям, по использованию, пакетами пользователей, по серверам. Возможности выбора есть. Но так или иначе от предыдущего класса цена вопроса уходит вверх. По факту наши условные единицы растут почти в 2 раза. Плюс минус. За что платить больше? Тут и правильная Enterprise архитектура решения, тут и отличные возможности по интеграции, тут и много интересных решения по визуализации. Но самое главное — это ФОРМЫ! В первом пункте у нас очень плохо с формами — в стандартном SharePoint InfoPaht попал под черную метку смерти продукта, базовые формы очень ограничены. В Nintex есть формы — но они простые и скорее применимы для сбора внешних данных (это хитрейшая штука позволяет вам перестать платить в Microsoft лишние деньги за внешних пользователей). В K2 — разительное, отличное решение по созданию форм. Это супер, это то что нужно для построения полных решения — и автоматизации рабочих процессов и визуализации данных. Но почему ворчат ваши бизнеса? Ах, мама у разработчиков K2 тоже их ставила в угол? Нет-нет. Это был наверное злой профессор по который из любил учить разным машинам состояний, переходам между ними. Любой ИТ скажет что это нормуль. Но вот у бизнеса волосы слегка станут дыбом — страшная сеть стрелочек между блоками — этакое скопление пауков. Чтобы сделать процесс понятным для пользователя надо постараться — но все равно — никаких тебе красивых точек принятия решений, ни тебе ролевых дорожек. Тут же возражения — это не BPM!  Тогда смотрим далее …
  • Крутые решения (BPM) — например IBM BPM. Если вы дошли уверенно сюда и рост цены вопроса вас не смутил — вы серьезный человек, у вас есть инвестиционный бюджет, ваши пользователи твердо хотят комфортной работы, ваши специалисты не хотят толкаться в дурацкой Visual Studio — все должно быть круто интегрировано, красиво разнесено а для бизнеса еще чтобы была симуляция процесса и супер схемы процессов. Это справедливые требования для крупных компаний, банков — всех тех где планируют автоматизировать сотни процессов, где критично важно разделение рабочего места бизнес аналитика, кастомайзера, интегратора и разработчика. Все это доступно тут — в решениях категории BPM. Нравится? Цена вопроса от 100`000 до 300`0000. Это солидные продукты. Их разработчики презрительно поплевывают в сторону молодых нахалов из K2 и вообще не замечают Nintex и SharePoint. Большие системы для больших компаний.

Сложный выбор? Спросите себя

  1. Сколько надо будет автоматизировать процессов в течении 2-3 лет. Если речь о 10 простых workflow и у вас есть бюджет на outsource (для простоты считайте 10`000 — 25`000 условных единиц на процесс) — вам в outsource.  Если бюджета нет — то вам на рынок труда — наймите себе разработчика за … как повезет (по нынешнему курсу это 1500$ -2500$ в месяц)
  2. Насколько сложная будет логика процессов? Если это длиннющий процесс, с несколькими точками принятия решений и у вас SharePoint 2010 — вам или миграция или пункт 2 и выше.
  3. Насколько сложная интеграция? Если у вас SAP то в K2 есть готовый коннектор. Если вам нужно по больше простых коннекторов — удобнее всего Nintex. Если у вас несколько кастомных систем с разбросанными по ним кусками данных — то вам пригодятся интеграционные возможности K2 или IBM BPM.
  4. Если у вас большая ферма SharePoint из десятка серверов и тысячи пользователей — вам лучше вынести логику обработки процессов отдельно. Кроме производительности это еще и вопрос лицензирования. На 10 серверов Nintex вам будет стоить условных 150000 — а за эти деньги выгоднее купить более мощное K2 или что уже там экономить — добавьте чуток и поставьте себе IBM BPM.
  5. Если у вас специфические вычисления и много экземпляров процессов — большие риски их держать на SharePoint — лучше выносить в отдельный сервер (K2 или IBM BPM)
  6. Если у вас основная платформа IBM и вы не собираетесь к мелкомягким — IBM BPM. Дружба K2 в мире далеком от IBM с системами все хуже и хуже. Особенно со старой гвардией IBM систем.
  7. Если у вас бизнеса обоснованно хотят BPM (сложная логика процессов, необходимость управлять бизнес процессами, нужно четко разделить работу специалистов, огромное количество процессов) — IBM BPM

С ростом категории систем условная цена вопроса в условных единицах поднимается в условных два раза. Но вам стоит помнить что outsource бизнес процесса стоит денег. И если брать простой процесс и считать что нам он обойдется в 10`000$ (это совсем-совсем-совсем простой) — то 50 простых — это 500`000$. Если отдавать себе отчет что простыми они все не будут — умножаем это на число Пи — и получаем 1`500`000 $. Ой! Какая мелочь этот IBM BPM, правда?

 

Стоит попробовать

Если вы ранее не были знакомы с ECM технологиями и Sharepoint в частности — стоит не только прочитать книги/статьи/блоги, посмотреть демонстрационные ролики, послушать друзей/консультантов/поставщиков — но и самому попробовать. Если у вас матерые ИТ-шники и у них есть свободное время — вы можете развернуть несколько решений. Если таковых ресурсов нет — вы можете очень недорого купить по модели Software as a Service хостинг на месяц или даже воспользоватся бесплатными предложениями в сети.

Пример:

  • Украинский проект - http://wsshosting.com.ua/. Недавно ресурс был обновлен до версии Sharepoint 2010. Замечательно то что ресурс поддерживается нашими специалистами, материалы на русском языке. Спасибо!
  • Зарубежные бизнес проект с достаточно свободными условиями — например,  http://www.freesharepoint.com/ — обещает к концу апреля запустить Sharepoint 2010 для бесплатного хостинга (No Time Limit, 5 MB Disk Space, 5 Users, No credit Card Required). Почему бы не попробовать?

Снижение масштабов зоопарка

До внедрения единого корпоративного портала в организации может наблюдаться стандартная ситуация зоопарка Web систем — в разных организационных единицах люди мастерят свои частные web решения — у кого на PHP (причем на нескольких фреймворках), у кого на Java технологиях, где отдельные ASPX, а где и просто HTML формы с CGI на сервере — встретить можно десяток самых разнообразных решений. В силу специфики их архитектуры для них могут требоваться различные компетенции для доработки и поддержки, отдельные сервера. Большие проблемы могут составлять и вопросы безопасности. При внедрении единой корпоративной платформы такие решения постепенно переносятся на единую платформу. все последующие разработки ведутся на единой платформе.

В итоге источники экономии:

  • Сворачивание отдельно выделенных серверов
  • Уменьшение количества разнообразных серверных ОС, СУБД (например вы больше не планируете использовать Oracle)

Экономия на опросах в Sharepoint

На первый взгляд может показаться даже странным — что же можно сэкономить используя такой стандартный функционал Sharepoint как опросы. Однако для компаний которые проводят периодические опросы своих сотрудников — это может быть экономия достигающая несколько сот тысяч  гривень в год.

Текущие затраты:

  • Затраты на разработку и хостинг Web отчетов сторонней организацией — от 10 000 до 100 000 грн за опрос

Решение которое экономит средства за счет:

  • Реализация опросов в рамках корпоративного портала компании
  • Присутствует готовый механизм разработки опросов и визуализации статистики опросов
  • Хостинга  опросов на собственном внутреннем корпоративном портале
  • Самостоятельная выгрузка и обработка данных по результатам опроса

Эффект от внедрения:

  • Высокая скорость реализации — все инструменты под рукой, простота разработки опросов в Sharepoint позволяет это сделать широкому кругу сотрудников. В том числе появляется возможность оперативно вносить коррективы в проходящий опрос.
  • Надежность решения — опросы являются достаточно конфиденциальной информацией так как касаются внутренних организационных и стратегических вопросов. Опросы становятся доступным и тем сотрудникам у которых жесткие ограничения по безопасности
  • Мотивирует сотрудников — им поручают интересную аналитическую работу по подготовке вопросов и их обработке
  • Расширяют возможности бизнеса по проведения опросов — когда бюджет проведения опроса завышает 100 тысяч гривен внутреннему бизнес заказчику приходится выбирать какие опросы он может себе позволить провести а какие нет. При реализации на внутреннем портале кроме большой экономии на проведении каждого опроса появляются возможности провести большее количество сфокусированных опросов.

Экономия

Открывается очередная новая рубрика — Экономия. В данную рубрику будут попадать статьи рассказывающие о различных аспектах экономии средств компании при внедрении ECM платформы Sharepoint в целом или отдельных решений. Кейсы экономии довольно разные и применимость их зависит от специфики бизнеса — для одних данная экономия невозможна, для других она будет ключевой.